エントリー・面接前の準備とテクニック | 電話のかけ方

メールや文書と同じく、電話も就職活動において重要なコミュニケーションツールの一つです。しっかりポイントをおさえて好感をもたれる電話対応を心がけましょう。

電話のかけ方とは・・・

企業に問い合わせをしたり、選考結果の連絡を受けたり、就職活動では企業との連絡手段として電話を使用することもあります。いざ電話をかけるときに困ることのないように、対応方法を身につけておきましょう。

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まず、電話の基本的なマナーをおさえておきましょう。

  • 相手の時間を使っていることを考えて、用件は簡潔に、かつ明確に伝えましょう。電話がつながってから、言葉に詰まったり、伝え漏れることが無いように、確認したいことは、事前に書きとめるなどしてまとめておきましょう。

  • 企業によって異なりますが、始業直後や終業直前など、多忙になることが予想できる時間帯や、昼休み時間などは避けるようにしましょう。また、電話をかけた際には、『今、お時間よろしいですか』を相手の都合を確認することを心がけましょう。

  • 相手の声が聞き取りづらい・・・といったことにならないためにも、周りの音が気にならない静かな場所からかけるようにしましょう。また、電波が不安定になりやすい携帯電話は、極力避けるようにしましょう。

  • 相手の部署名や担当者名がわかっている場合は、事前に確認し、間違いの無いようにしましょう。

  • 相手から伝えられたことを記録するために用意しておきましょう。

  • 第一印象はとても重要です。明るく挨拶をして、はっきりと名乗りましょう。また、電話を受けるときは、友人や知人からの電話のノリで失礼な対応をしてしまわないよう、日頃から意識することが重要です。就職活動中はいつ企業からの電話がかかってもいいように、常に明るくきちんとした対応で出るようにしましょう。

  • 相手からかかってきた場合は、3コールまでに出るように心がけましょう。ビジネスでは3コール以内で電話に出るのがマナーです。もし3コール以上待たせてしまった場合は、一言お詫びを添えましょう。

CheckPoint 携帯電話のマナーについて

就職活動でもとても便利な携帯電話ですが、マナー違反にならないよう十分注意しましょう。

  • 会社訪問や選考中は必ず電源を切り、途中で音がなってしまうことが無いようにしましょう。
  • 試験が終わっても、会場を出るまでは携帯電話を使うのは控えましょう。