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今回は、日常で使われる手紙やメールの書き方の特集です！　普段使っている人も、そうでない人も今一度確認の意味を込めて見直しましょう。社会人として知っておいたほうがいい手紙の書き方・メールの書き方を紹介します。

手紙・メールの書き方とは…

ビジネスにおいて手紙のやりとり、メールのやりとりは、日常茶飯事に行われています。たとえば、手紙は正しく書けているのに、封筒宛名の書き方を間違っていたら、すべてが台無しになります。メールも同じです。社会人としてとても重要なことなので、正しい知識を身につけて、今後に活かしましょう。

電子メールの落とし穴とは？　メールの注意点

電子メールは、基本的に手紙の書き方と同じです。通常の紙で送付する手紙に比べ便利である半面、相手に不愉快な思いをさせないように十分注意しましょう。

メールの注意事項

1. 題名は必ず記入しましょう

迷惑メールや、スパムメール^※1と見分けがつくように、題名は記入しましょう。題名を記述する際には、メールの内容が分かるように簡潔に、かつ的確にタイトルをつけましょう。

2. 1行の文字数

メール本文の1行の最大文字数は、全角で30～35文字程度とすることがマナーです。これは、1行が長いメールだと横スクロールしないと読めないといったことを避けるためで、見た目に読みやすいメールを書くことを促すためのマナーです。

3. 引用の多様は禁物

返信時に元のメールを全文引用することはやめましょう。だらだらと不必要な部分も引用されているメールは見苦しく、また不必要に容量が重くなってしまいます。

4. 添付ファイルについて

大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることとなります。その際は分割して送ることが基本です。相手の環境も考慮して送りましょう。

5. 半角カタカナ・機種依存文字は使わない

メールで使える文字は決まっており、半角カタカナや丸付き数字、ローマ数字、括弧つき省略文字、単位記号などの機種依存文字^※2は使用しないのが鉄則。文字化けを起こしてしまい、読めなくなってしまいます。

6. 複数の人にメールを送る場合

同じ内容のメールを複数の人に送りたい場合、Toを使う場合と、CcやBccを使う場合があります。

To

通常、送信先のメールアドレスは[To]に入力します。

Cc

Ccで入力したメールアドレスは、ほかの送信相手のメールにも表示されるため、[To]で送信された相手とCcで送信された相手は、お互い誰が同じメールを受信したのかを知ることができます。

Bcc

[Cc]と同様、[Bcc]に入力したメールアドレスにも、同じ内容のメールが送信されます。ただし[Bcc]に入力したメールアドレスは、ほかの送信相手のメールには表示されません。そのため、ほかの送信相手には同じメールを受信したことが分かりません。

※1スパムメール

スパムメールとは、インターネット上での電子メール利用者の元に届く事前に許可していない広告メールのことを言います。

※2機種依存文字

機種依存文字とは、電子的に扱う文字データが、ソフトウェアおよびハードウェアによって違う文字に表示されたり、印刷できなかったりする文字のことを言います。